La fraude peut prendre différentes formes :
Le détournement des coordonnées bancaires
Vous recevez une facture de l’un de vos fournisseurs habituels : le bon nom, le bon montant et une prestation bien réelle. Pourtant, un élément a changé : l’IBAN n’est plus celui habituellement utilisé.
Quelques jours auparavant, un courriel vous informait d’un changement de coordonnées bancaires. Le fournisseur est légitime, la prestation aussi, mais l’IBAN a été remplacé par celui d’un fraudeur.
Une fiche fournisseur à jour et les contrôles réalisés dans Pennylane peuvent vous permettre d’identifier l’écart avant le paiement.
L’usurpation de l’identité d’un fournisseur
Le nom semble correct, le logo est repris et la facture paraît parfaitement crédible. Pourtant, l’entreprise qui se cache derrière la facture n’est pas votre fournisseur : le SIREN ne correspond pas.
La vérification des données d’identification du fournisseur constitue ici un point de contrôle essentiel.
La facture que personne n’a commandée
Une facture d’un montant relativement faible peut facilement se glisser parmi vos dépenses habituelles : faux annuaire professionnel, cotisation fictive, abonnement jamais souscrit…
Dans ce cas, les informations présentes sur la facture peuvent être cohérentes. C’est le contrôle interne qui permet de détecter la fraude : quelqu’un dans votre entreprise doit pouvoir confirmer que la dépense a réellement été engagée, en s’appuyant sur un workflow de validation.
5 réflexes pour vous protéger
Ces fraudes sont différentes, mais les réflexes qui les arrêtent tiennent en cinq gestes simples et complémentaires. Aucun ne suffit à lui seul ; ensemble, ils réduisent fortement les risques :
1. Fiabilisez vos fiches fournisseurs
Des données fournisseurs complètes et à jour constituent la base de vos contrôles.
Dans Pennylane, veillez notamment à renseigner et maintenir à jour le SIRET, le numéro de TVA, l’adresse et les coordonnées bancaires. Ces informations servent de référence pour comparer les données de la facture avec celles de la fiche fournisseur et identifier d’éventuelles incohérences.
Une incohérence n’est pas nécessairement synonyme de fraude, mais elle doit vous conduire à effectuer des vérifications.
→ Comment compléter une fiche fournisseur dans Pennylane ?
→ Découvrez l’alerte nouveau fournisseur dans Pennylane
2. Soyez vigilant avec les nouveaux fournisseurs
La réception d’une première facture doit attirer votre attention.
Pennylane peut vous signaler qu’il s’agit de la première facture reçue de ce fournisseur. Vérifiez alors que le fournisseur est connu, que la dépense a réellement été engagée et que les informations de la facture sont cohérentes.
En cas de doute, ne validez pas : vérifiez et contactez votre interlocuteur habituel.
3. Faites approuver vos factures avant paiement
Une facture peut ne présenter aucune anomalie et pourtant correspondre à une prestation qui n’a jamais été commandée.
La mise en place d’un circuit d’approbation permet de faire intervenir la bonne personne avant le paiement afin de confirmer que la dépense est connue et légitime.
→ Comment mettre en place un circuit d’approbation dans Pennylane ?
→ Découvrez l’alerte IBAN incohérent
4. Sécurisez les changements d’IBAN
Un fournisseur vous informe d’un changement de coordonnées bancaires ? Ne modifiez pas l’IBAN sur la seule base de cette demande.
Contactez votre fournisseur par un canal que vous connaissez déjà, par exemple son numéro de téléphone habituel, et non à partir des coordonnées communiquées dans le message annonçant le changement.
Pennylane peut également vous alerter lorsqu’un IBAN présent sur une facture diffère de celui habituellement utilisé et, selon votre offre, permettre de mettre en place un circuit d’approbation des IBAN fournisseurs.
5. Refusez les factures suspectes
Une facture que vous ne reconnaissez pas ou dont la fraude est confirmée ne doit pas être payée.
Après vérification, si elle ne concerne pas votre entreprise ou s’avère frauduleuse, apposez le statut « Refusée » et renseignez le motif correspondant.
Pensez également à suivre le statut de vos factures reçues. Le statut « Acceptée » n’étant pas obligatoire, il n’est pas systématiquement proposé par les plateformes agréées. En l’absence d’action de votre part, la facture reste due à son échéance.
Une facture suspecte ne doit donc pas être laissée sans traitement.
→ Consultez notre fiche pratique « Contester une facture électronique reçue »
La facturation électronique et les contrôles proposés par Pennylane contribuent à sécuriser et fiabiliser le traitement de vos factures, mais ils doivent s’accompagner de procédures de contrôle interne adaptées.
En résumé
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La technologie ne remplace pas votre vigilance
La facturation électronique et les contrôles proposés par Pennylane contribuent à sécuriser et fiabiliser le traitement de vos factures, mais ils doivent s’accompagner de procédures de contrôle interne adaptées.
Fiabiliser vos données, vérifier, faire approuver, sécuriser les changements d’IBAN et refuser les factures suspectes : cinq réflexes à intégrer dans votre organisation.
Nos équipes peuvent vous accompagner dans le paramétrage de ces contrôles dans Pennylane et dans leur adaptation à votre organisation.
Votre collaborateur habituel reste votre interlocuteur pour toute question relative à ces bonnes pratiques ou à la réforme de la facturation électronique.
