Les 5 points essentiels
Pour vous accompagner
GUIDE PRATIQUE N°1 – Comprendre la réforme et anticiper l’échéance de septembre 2026
À partir du 1er septembre 2026, la façon dont votre entreprise reçoit et émet des factures va changer en profondeur. La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Ce guide pratique fait le point sur ce que vous devez savoir, et sur l’action concrète à mener dès aujourd’hui.
1. Pourquoi cette réforme et qui est concerné ?
Les objectifs de la réforme
La généralisation de la facture électronique répond à plusieurs objectifs d’intérêt général et d’efficacité économique :
- Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards d’euros par an
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique du pays
- Réduire les coûts administratifs des entreprises (estimation : 50 à 75 % par facture traitée)
- Raccourcir les délais de paiement et améliorer la trésorerie des PME
- Préparer à terme le pré-remplissage des déclarations de TVA
Pour votre entreprise, au-delà de l’obligation réglementaire, la facturation électronique représente une opportunité concrète de moderniser vos processus de gestion et de gagner en fiabilité.
Suis-je concerné ?
La réponse est oui, dans l’immense majorité des cas. Sont concernées par la réforme toutes les entreprises assujetties à la TVA française, y compris celles qui bénéficient de la franchise en base (comme les auto-entrepreneurs). Sont exclues uniquement les opérations exonérées au sens des articles 261 à 261 E du Code général des impôts (santé, enseignement).
À retenir : Si votre entreprise émet des factures à d’autres entreprises, la réforme vous concerne. Si vous émettez à des particuliers (opérations B2C), vous êtes également concerné par le dispositif e-reporting (§.4).
2. Quand serez-vous concerné précisément ?
Le calendrier distingue deux obligations : la capacité à recevoir (pour tous en 2026) et la capacité à émettre (progressive).
ou CA > 1,5 Md€
ou CA < 1,5 Md€
ou CA < 50 M€
ou CA < 2 M€
🗓️ Point d’attention : Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. Pour beaucoup d’entreprises, l’obligation d’émission ne s’applique qu’en septembre 2027, mais la réception est immédiate.
3. Qui sont les acteurs ? Pennylane, PA, PPF, expliqués simplement
- Le PPF (Portail Public de Facturation) : Plateforme publique gérée par l’État (annuaire central).
- Les PA (Plateformes Agréées) : Plateformes privées immatriculées (comme Pennylane) qui assurent l’émission et la réception.
- Les SC (Solutions Compatibles) : Outils complémentaires en amont ou en aval d’une PA (outil de facturation non intégrée à une PA par exemple).
💡 Et Pennylane dans tout ça ?
Bonne nouvelle : Pennylane, votre outil comptable actuel (SC), a obtenu le statut de Plateforme Agréée. Vous êtes donc déjà équipés pour la réforme. Aucune migration vers un nouveau logiciel n’est nécessaire. Les fonctionnalités liées à la facturation électronique se déploient progressivement dans votre interface, et nos équipes vous accompagneront pas à pas.
4. E-invoicing ou e-reporting : quelle différence ?
La facture électronique n’est pas un simple PDF dématérialisé. Une facture classique (papier ou PDF) est lisible uniquement par un humain : elle doit être saisie ou scannée pour être intégrée dans un système comptable. Une facture électronique est un fichier de données structurées, lisible à la fois par un humain et par un ordinateur, qui s’intègre automatiquement dans les outils comptables sans ressaisie. C’est cette structuration des données qui permet les gains de productivité attendus.
La réforme couvre en réalité deux dispositifs complémentaires qui méritent d’être distingués :
E-invoicing :
Désigne l’échange de factures électroniques entre deux entreprises assujetties à la TVA en France. C’est le cœur de la réforme pour les transactions B2B domestiques. Les factures transitent par les Plateformes Agréées de chacun.
E-reporting :
Désigne la transmission à l’administration fiscale d’informations relatives aux opérations qui ne relèvent pas de l’e-invoicing :
- Ventes à des particuliers (B2C)
- Ventes à des clients étrangers
- Achats de biens ou de services auprès de fournisseurs établis hors de France
- Les données de paiement pour les prestations de services et les acomptes, dont la TVA est exigible à l’encaissement (sauf option pour les débits)
Comment savoir lequel s’applique à moi ?
La règle est simple :
- Si vous vendez uniquement à des professionnels français → seul l’e-invoicing s’applique
- Dans tous les autres cas → l’e-reporting s’ajoute à l’e-invoicing
L’e-reporting concerne donc une part significative des entreprises, même celles qui n’ont pas d’activité commerciale internationale active — par exemple si vous achetez un logiciel à un éditeur américain ou un produit à un fournisseur allemand.
des factures
5. Sanctions en cas de non-conformité
La loi de finances pour 2026 (loi du 19 février 2026) a précisé et durci le régime de sanctions applicables. Sans être dramatisantes, elles méritent d’être connues pour bien mesurer les enjeux.
| Type de manquement | Sanction | Plafond annuel |
|---|---|---|
| Non-émission format électronique | 50 € par facture | 15 000 € |
| Omission transmission e-reporting | 500 € par transmission | 15 000 € |
6. Norme AFNOR et 44 cas d’usage
Pourquoi une norme ?
La facture électronique repose sur un fichier de données structurées, lisible automatiquement par les outils informatiques. Elle s’inscrit dans un cycle de vie normé : chaque facture traverse une série d’étapes (émission, réception, traitement, paiement) qui sont tracées et partagées entre l’émetteur, le destinataire et l’administration fiscale.
Pour garantir l’interopérabilité entre les centaines de plateformes, d’outils comptables et d’entreprises concernés, l’AFNOR a publié une norme de référence, XP Z12-014, qui fixe les règles communes applicables à tous les acteurs.
Les 44 cas d’usage
La norme recense à ce jour 44 cas d’usage distincts qui couvrent l’ensemble des situations qu’une entreprise peut rencontrer en matière de facturation. Ces cas vont du plus simple (facture standard avec paiement à 30 jours) au plus complexe (affacturage international avec cession de créance et paiement par un tiers).
Pour illustrer la variété de ces situations, voici trois exemples typiques :
- La facture d’acompte suivie d’une facture définitive (cas fréquent en BTP et services)
- Les frais engagés par un salarié pour le compte de l’entreprise avec un simple ticket de caisse
- L’affacturage avec mention du cessionnaire dès l’émission de la facture
⚠️ Un point essentiel :
Disposer d’une Plateforme Agréée : Pennylane en l’occurrence, ne suffit pas pour être en conformité. La PA transporte et contrôle techniquement vos factures, mais elle ne sait pas quel cas d’usage s’applique à votre situation métier. Il revient à chaque entreprise, avec l’accompagnement de son expert-comptable, de maîtriser et d’appliquer correctement les cas d’usage qui la concernent, d’autant que celles-ci évolueront dans le temps. C’est précisément l’objet de notre programme d’accompagnement, structuré sous forme de lettres d’information envoyées régulièrement.
📖 Pour aller plus loin techniquement :
- Le traitement quotidien des factures reçues (statuts, motifs, litiges) fait l’objet du Guide pratique n°2 : Facturation électronique : Cycle de vie de la facture électronique.
- L’organisation de la réception via plusieurs adresses (suffixes d’adressage) est traitée dans le Guide pratique n°3.
7. Ce que vous devez faire dès maintenant : adhérer à une plateforme agréée
C’est l’action concrète à retenir de ce guide pratique. Si vous ne deviez retenir qu’une chose, ce serait celle-là.
Pourquoi cette signature est-elle indispensable ?
Si l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’appliquera à votre entreprise qu’au 1er septembre 2027, l’obligation de les recevoir, elle, entre en vigueur dès le 1er septembre 2026.
Pour que vous puissiez recevoir vos factures électroniques, votre entreprise doit désigner une Plateforme Agréée dans l’annuaire du Portail Public de Facturation (PPF). Dans votre cas, cette Plateforme Agréée est Pennylane.
Cette désignation ne s’effectue pas automatiquement : chaque entreprise doit la réaliser elle-même, ou mandater un tiers pour le faire à sa place. Concrètement, vous mandatez HLP pour procéder à cette désignation en votre nom. C’est précisément l’objet du mandat que Pennylane vous fera parvenir.
Sans ce mandat, votre entreprise n’apparaîtra pas correctement dans l’annuaire PPF, et vos fournisseurs ne pourront pas vous transmettre leurs factures électroniques.
Ce que vous devez faire concrètement
⚠️ Action à mener sans délai
- Si vous avez déjà reçu le mandat Pennylane : vérifiez qu’il a bien été signé.
- Si vous ne l’avez pas encore reçu : il vous parviendra dans les prochaines semaines via votre interface Pennylane.
- En cas de doute : contactez votre interlocuteur habituel au sein du cabinet HLP.
8. Vos questions fréquentes
Dois-je changer de logiciel comptable ?
Non. Pennylane, votre outil actuel, a obtenu le statut de Plateforme Agréée. Il est déjà prêt pour la réforme.
Puis-je continuer à recevoir des factures papier ou PDF après le 1er septembre 2026 ?
Oui, temporairement. Vos petits fournisseurs (PME, TPE, micro-entreprises) ne seront tenus d’émettre en électronique qu’à partir du 1er septembre 2027. Entre les deux dates, vous recevrez probablement un mélange des deux formats.
Que se passe-t-il si je facture à un client particulier ?
Ces opérations ne relèvent pas de la facturation électronique (e-invoicing) mais d’un dispositif complémentaire appelé e-reporting : les données de la vente sont transmises à l’administration fiscale, sans que la facture elle-même ne soit dématérialisée.
Combien de temps dois-je conserver les factures électroniques ?
La durée de conservation reste de 10 ans, comme pour les factures papier. Pennylane assure l’archivage à valeur probante de vos factures électroniques, conformément aux exigences réglementaires.
Dois-je m’inscrire moi-même sur le Portail Public de Facturation ?
Non. L’enregistrement est pris en charge par Pennylane, via un mandat que HLP fait signer à chacun de ses clients. C’est l’action que nous vous demandons de réaliser dès maintenant (voir section 7).
9. Glossaire des termes techniques
- AFNOR : Association Française de Normalisation. Publie la norme XP Z12-014 qui encadre le cycle de vie des factures électroniques.
- Annuaire PPF : Répertoire central qui associe à chaque entreprise française assujettie sa ou ses Plateformes Agréées de réception.
- B2B : Business to Business. Opérations entre entreprises.
- B2C : Business to Consumer. Opérations entre une entreprise et un particulier.
- DGFiP : Direction Générale des Finances Publiques. Administration fiscale française.
- E-invoicing : Échange dématérialisé de factures structurées entre deux entreprises françaises assujetties à la TVA.
- E-reporting : Transmission à l’administration des données relatives aux opérations hors e-invoicing.
- Factur-X : Format hybride franco-allemand de facture électronique : un fichier unique contenant un PDF lisible et un fichier de données XML.
- PA : Plateforme Agréée. Plateforme privée immatriculée par l’administration. Pennylane est une PA.
- PPF : Portail Public de Facturation. Plateforme publique qui gère l’annuaire des entreprises.
- RFE : Réforme de la Facturation Électronique.
- SC : Solution Compatible. Outil complémentaire qui intervient en amont ou en aval d’une PA.
- SIREN : Numéro d’identification à 9 chiffres attribué à chaque unité légale française.
La facturation électronique est plus qu’une réforme technique : c’est une transformation de fond du dialogue entre entreprises et avec l’administration fiscale. L’échéance du 1er septembre 2026 est proche, mais avec une bonne préparation et l’accompagnement d’HLP, le passage se fera dans les meilleures conditions.
Une question, un doute ? Contactez votre interlocuteur HLP. Nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans chaque étape de cette transition.
Rédigé par
-
Maxime BOUCHET
RFE